Juridisch

Privacybeleid

Hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens conform de AVG/GDPR.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

The Office Partner Patrizia – Boekhoudkundige & Administratieve Diensten Renderstraat 8, 2260 Westerlo, België E-mail: patrizia@theofficepartner.be Telefoon: +32 468 23 51 07 The Office Partner is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR – Verordening (EU) 2016/679).

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken: • Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres • Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer • Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, btw-nummer, ondernemingsnummer • Communicatiegegevens: berichten via het contactformulier, e-mail of telefoon • Websitegebruik: IP-adres, browsertype, bezochte pagina's, tijdstip van bezoek • Boekhoudkundige gegevens: financiële documenten verstrekt in het kader van onze dienstverlening

3. Rechtsgrond voor verwerking (GDPR Art. 6)

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden: • Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6.1.b): wanneer u ons diensten afneemt of een offerte aanvraagt • Wettelijke verplichting (Art. 6.1.c): voor het naleven van fiscale en boekhoudkundige verplichtingen • Gerechtvaardigd belang (Art. 6.1.f): voor het verbeteren van onze website en dienstverlening • Toestemming (Art. 6.1.a): voor het versturen van commerciële communicatie (enkel met uw uitdrukkelijke toestemming)

4. Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor: • Het verlenen van boekhoudkundige en administratieve diensten • Het beantwoorden van vragen en verzoeken via het contactformulier • Het plannen van kennismakingsgesprekken • Het opstellen en versturen van offertes en facturen • Het naleven van wettelijke en fiscale verplichtingen • Het verbeteren van onze website en dienstverlening

5. Opslag en beveiliging

Uw persoonsgegevens worden opgeslagen op beveiligde servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen conform Art. 32 AVG: • Versleutelde verbindingen (SSL/HTTPS) • Toegangscontrole tot persoonsgegevens • Regelmatige back-ups • Verwerkersovereenkomsten met derden Bij een datalek dat een risico vormt voor uw rechten, melden wij dit binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, indien nodig, aan u persoonlijk.

6. Derden en doorgifte

Wij delen uw persoonsgegevens enkel met derden wanneer dit noodzakelijk is: • Voor de uitvoering van onze diensten (bijv. samenwerking met uw boekhouder) • Voor het naleven van wettelijke verplichtingen • Voor het functioneren van onze website Diensten van derden: • Hosting en infrastructuur (servers binnen de EER) • Website analytics • E-maildiensten voor contactformulier-verwerking Met alle verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten af conform Art. 28 AVG. Uw gegevens worden niet doorgegeven buiten de EER.

7. Cookies en tracking

Onze website maakt gebruik van cookies. Voor gedetailleerde informatie verwijzen wij naar ons Cookiebeleid op /cookiebeleid. Samengevat: • Functionele cookies: noodzakelijk voor de werking van de website • Analytische cookies: om websitegebruik te analyseren (geanonimiseerd) Wij plaatsen geen marketing- of trackingcookies zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

8. Chatbot (T.O.P)

Op deze website wordt gebruikgemaakt van een chatbot ("T.O.P") om bezoekers snel en efficiënt te informeren. Wanneer u de chatbot gebruikt, kunnen de volgende gegevens worden verwerkt: • de inhoud van uw bericht(en) • technische gegevens zoals IP-adres en browserinformatie • eventueel vrijwillig verstrekte gegevens (zoals naam, e-mailadres of telefoonnummer) Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor: • het beantwoorden van uw vraag • het verbeteren van de dienstverlening • het opvolgen van aanvragen indien u daarvoor kiest De gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk en worden niet doorgegeven aan derden, tenzij dit nodig is voor de werking van de dienst of wettelijk verplicht is. Gebruik van de chatbot gebeurt op vrijwillige basis. Indien u dit wenst, kunt u ook rechtstreeks contact opnemen via e-mail of telefoon. U heeft steeds het recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen conform de GDPR-wetgeving.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk: • Contactformulier-inzendingen: maximaal 1 jaar na het laatste contact • Klantgegevens: gedurende de samenwerking en tot 7 jaar daarna (Belgische wettelijke bewaarplicht – Art. III.86 WER) • Websitegegevens (cookies/analytics): maximaal 26 maanden • Facturatiegegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht) Na afloop worden uw gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

10. Uw rechten onder de AVG/GDPR

U beschikt over de volgende rechten: • Recht op inzage (Art. 15): opvragen welke gegevens wij verwerken • Recht op rectificatie (Art. 16): onjuiste gegevens laten corrigeren • Recht op gegevenswissing (Art. 17): verwijdering van uw gegevens vragen • Recht op beperking (Art. 18): verwerking tijdelijk beperken • Recht op overdraagbaarheid (Art. 20): gegevens in een gangbaar formaat ontvangen • Recht van bezwaar (Art. 21): bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang • Recht om toestemming in te trekken (Art. 7.3): eerder gegeven toestemming herroepen Hoe uitoefenen? Stuur een e-mail naar patrizia@theofficepartner.be met een kopie van uw identiteitsbewijs. Wij reageren binnen 30 dagen. Klacht indienen? U kunt een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): Drukpersstraat 35, 1000 Brussel www.gegevensbeschermingsautoriteit.be contact@apd-gba.be

11. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om dit privacybeleid te wijzigen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina. Laatste update: maart 2026.