Elektronische facturatie vanaf 2026?

Elektronische Facturatie, huidige stand van zaken:

• Elektronische facturatie is nu nog optioneel, dus je hoeft het nu nog niet te doen. Als je voor de overheid werkt en je opdracht is meer dan 3.000 euro, dan moet je wel verplicht elektronisch factureren. Op dit moment mag je alleen een e-factuur sturen als je klant dat “aanvaardt”.
• Er is eigenlijk geen duidelijke procedure voor dat “aanvaarden”. Het kan gaan om een geschreven, al dan niet formeel akkoord, of om een stilzwijgende afspraak, bijvoorbeeld wanneer de klant de ontvangen elektronische factuur verwerkt of betaalt.
• Daarnaast moeten de echtheid van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de elektronische factuur gegarandeerd kunnen worden vanaf het moment dat de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaartermijn, die in principe vastgesteld is op tien jaar.

Nieuwe regels voor elektronische facturatie:

• De nieuwe regel draait om het idee van een ‘gestructureerde elektronische factuur’. Gestructureerde elektronische facturen moeten voldoen aan het Peppol-protocol voor veilige factuuruitwisseling in Europa. Er komt een algemene verplichting om gestructureerde elektronische facturen uit te geven en te versturen voor transacties tussen btw-plichtigen in een b2b-setting, ook de uitgifte verplichting van uiterlijk de 15de van de maand volgend op de levering of prestatie.
• Het wordt pas verplicht om gestructureerde elektronische facturen uit te geven als aan alle voorwaarden van deze nieuwe regeling is voldaan.

Hoedanigheid van de uitreiker van de factuur:

• In principe moeten alle btw-plichtigen in België een gestructureerde elektronische facturatie gebruiken, ook degenen die onder de kleineondernemersregeling vallen (art. 56bis W.Btw), de speciale forfaitaire regeling voor landbouwbedrijven (art. 57 W.Btw), en leden van een btw-eenheid.
• Deze verplichting geldt echter niet voor btw-plichtigen die alleen handelingen uitvoeren die vrijgesteld zijn volgens artikel 44 W.Btw, en ook niet voor forfaitaire btw-plichtigen (art. 56 W.Btw).

Hoedanigheid van de ontvanger van de factuur:

• Het is ook belangrijk om te weten wie de factuur ontvangt om te bepalen of je elektronische facturatie moet gebruiken. Zo’n factuur is alleen verplicht als de ontvanger een btw-plichtige is met een btw-nummer.
• Dit geldt ook voor kleine ondernemingen met vrijstelling, landbouwbedrijven met forfaitaire regeling en andere forfaitaire btw-plichtigen. In tegenstelling tot de huidige regels, moeten deze btw-plichtigen gestructureerde elektronische facturen accepteren.
• Btw-plichtigen die alleen vrijgestelde handelingen doen volgens artikel 44 W.Btw, vallen hier niet onder. Dit geldt ook voor particulieren. Voor facturatie aan overheidsinstellingen zijn er al speciale regels.

Aard van de handelingen:

Je moet een gestructureerde elektronische factuur gebruiken voor goederenleveringen of diensten in België. Acties die vrijgesteld zijn van btw, hoeven dit niet te doen.

• De regels gaan normaal gezien in op 1 januari 2026. Vanaf die dag moeten alle btw-plichtigen in België gestructureerde elektronische facturen uitreiken.
• Je moet een gestructureerde elektronische factuur sturen als je verkoopt aan een btw-plichtige met een btw-nummer. Het is niet nodig bij verkoop aan particulieren of als de koper vrijgestelde handelingen verricht.
• De elektronische factuurplicht is nodig bij goederenleveringen en diensten binnen België, niet in het buitenland. Handelingen die vrijgesteld zijn van btw en gemengde btw-plichtigen, vallen hier gedeeltelijk buiten.

Samenvatting elektronische facturatie

• Vanaf 1 januari 2026 moet je in principe verplicht facturen sturen via het Peppol-protocol. Een pdf is dan niet meer voldoende.
• Aan de regels inzake het tijdstip van de uitreiking van de facturen verandert er niets.
• Alle in België gevestigde btw-plichtigen moeten dan een elektronische factuur uitreiken, behalve de btw-plichtigen die enkel vrijgestelde handelingen verrichten en de forfaitaire btw-plichtigen.
• Een gestructureerde elektronische factuur is enkel verplicht wanneer de ontvanger een btw-plichtige met een btw-nummer is. De verplichting geldt dus niet voor een verkoop aan particulieren en aan btw-plichtigen die enkel vrijgestelde handelingen verrichten.
• De verplichting geldt enkel voor goederenleveringen of dienstprestaties die volgens de btw-plaatsbepalingsregels in België gesitueerd zijn. Voor handelingen die vrijgesteld zijn op grond van artikel 44 W.Btw geldt ze evenmin. Gemengde btw-plichtigen moeten dus enkel een elektronische factuur uitreiken voor het gedeelte van hun handelingen dat aan de btw onderworpen is.