Start en plan je zakelijke administratie met een duidelijke structuur.
Categoriseer je administratie in verschillende mappen zoals inkomsten, uitgaven, correspondentie, personeelszaken en belastingaangiftes. Maak gebruik van een digitaal boekhoudprogramma dat geschikt is voor jouw onderneming. (Bijv. Exact Online)
Houd alle administratie documenten zeker goed bij
Bewaar alle facturen, bonnetjes, bankafschriften en andere documenten in je zakelijke administratie. Dit is niet alleen handig voor je eigen overzicht, maar ook essentieel voor de belastingdienst.
Plan op geregelde tijdstippen een controle
Probeer op een vast moment in de week of maand je administratie goed bij te werken. Regelmaat voorkomt dat er een achterstand ontstaat. Achterstand zorgt voor fouten en zo ga je zaken vergeten die geld kunnen kosten. Is er noodzaak om zaken recht te zetten, dan kan ik u zeker van dienst zijn, informeer vrijblijvend.
Duidelijke facturatie
Zorg dat je facturen alle verplichte gegevens bevatten, zoals je bedrijfsnaam, KBO-nummer en Btw-nummer. Maak gebruik van opeenvolgende factuurnummers en houd de betalingstermijnen zeer goed in de gaten. Dit laatste kan een effect hebben op je onderneming indien klanten te laat of soms zelf niet betalen …
Begrijp de belastingregels
Zorg dat je op de hoogte bent van de btw-aangifte procedure en andere belastingverplichtingen in België. Reserveer zeker tijdig provisie voor je belastingaangiftes om onaangename verrassingen te voorkomen. Problemen met de aangifte, contacteer mij.
Let op je cashflow
Houd je inkomsten en uitgaven goed in de gaten om te zorgen dat je altijd voldoende liquide middelen hebt. De meeste problemen bij ondernemers beginnen in veel gevallen met een te lage cashflow dat niet is opgemerkt in de zakelijke administratie.
Overweeg een (freelance) medewerker voor je administratie
Als je merkt dat de administratie te tijdrovend wordt of als je twijfelt over bepaalde zaken, kan het raadzaam zijn om een professional in te schakelen. Als boekhouder ben ik zeer goed geplaatst om je te helpen met je zakelijke administratie. Contact opnemen.
Nooit vergeten! Back-ups maken van je administratie
Zorg dat je regelmatig back-ups maakt van je volledige digitale administratie inclusief je e-mails. Dit voorkomt dat je gegevens verliest bij technische problemen waardoor je zakelijke administratie niet meer in orde zal zijn, dit kan geld kosten op termijn.
Blijf indien mogelijk op de hoogte van veranderingen
Wetten en regels kunnen veranderen, zeker in België … Zorg dat je altijd zo veel als mogelijk op de hoogte bent van de laatste ontwikkelingen die relevant zijn voor jouw onderneming. Organisaties als UNIZO kunnen je daar zeker bij helpen.
Periodieke controle van je administratie
Eens per kwartaal of halfjaar is het goed om je volledige administratie eens door te nemen. Zo kun je eventuele fouten opsporen en corrigeren.
Op de langere termijn zal dit zeker je rendement verbeteren. Bij het doornemen van je administratie kun je bijvoorbeeld:
- Controleren of alle inkomsten en uitgaven correct zijn verwerkt?
- Of alle bonnetjes en facturen zijn ingeboekt
- Zijn er nog openstaande posten zijn die moeten worden afgehandeld.
- Zijn alle belastingaangiften op tijd zijn ingediend.
Daarnaast is het ook goed om te kijken naar mogelijke kostenbesparingen of manieren om meer inkomsten te genereren. Wellicht kun je bepaalde abonnementen opzeggen, overstappen naar goedkopere leveranciers of nieuwe samenwerkingsmogelijkheden verkennen.
Door regelmatig je administratie door te nemen en te optimaliseren, zorg je ervoor dat je in control blijft over je financiën en dat je bedrijf gezond blijft. Het kan even wat tijd kosten, maar het is zeker de moeite waard voor een beter rendement op de lange termijn.
Disclaimer: De links en informatie in deze blogpost zijn bedoeld ter algemene oriëntatie en vormen geen juridisch advies. Raadpleeg altijd een specialist voor uw specifieke situatie.
Copyright © 2024 The Office Partner